שירותי מזכירות הם סוג של שירות תמיכה אדמיניסטרטיבי המעניק סיוע לעובדי המשרד. שירותים אלו יכולים לנוע בין מתן שירותי קליטה והקלדה בסיסיים לתמיכה מנהלים מורכבת וייצוג אישי. ההגדרה של שירות מזכירות משתנה בהתאם למדינה, אך היא קשורה למילה "מזכיר" שמשמעותה מי שמסייע לאדם שיש לו עבודה חשובה. מזכירות ידועות גם בתור עוזרות אישיות או עוזרות מנהלות. הם מספקים תמיכה אדמיניסטרטיבית לבוסים שלהם ועובדים בסביבה משרדית. בדרך כלל יש להם משימות מיוחדות יותר מאשר עוזרים אדמיניסטרטיביים אחרים כמו פקידי קבלה או מזכירות, כך שגם הם מוסמכים יותר מהם. שירותי מזכירות יכולים להינתן על ידי אדם בודד או על ידי צוות של אנשים העובדים יחד עם רמות שונות של אחריות.
שירותי מזכירות
שירותי מזכירות הם סוג של שירות תמיכה אדמיניסטרטיבי. מזכירות מטפלות בדרך כלל בפעילות העסקית השוטפת של המעסיק שלהן ומנהלות את רישומי הארגון ומסמכים חשובים אחרים. התפקידים של מזכירים משתנים בהתאם לענף בו הם עובדים ולתיאור התפקיד הספציפי שלהם, אך לרוב הם כוללים: מענה לטלפונים, קביעת פגישות, ניהול לוחות שנה, ניסוח תכתובות, ניהול תיקים ורישומים, טיפול במשימות הנהלת חשבונות וחשבות שכר, רישום הערות ב- פגישות או כנסים. שירותי מזכירות קיימים כבר זמן רב. הם זמינים בתעשיות רבות ושונות, אך הם משמשים בעיקר בסביבת המשרד. ניתן למצוא שירותי מזכירות בענפים רבים ושונים וניתן להשתמש בהם למגוון מטרות. לדוגמה, שירותי מזכירות יכולים לשמש לטיפול במשימות אדמיניסטרטיביות כגון תיוק, זימון פגישות, רישום הערות בפגישות ועוד. שירותי מזכירות הם שירותים הניתנים על ידי אדם, קבוצת אנשים או ארגון המעניקים סיוע לאדם אחר. סיוע זה יכול להיות בצורה של תמיכה מנהלית, תמיכה אישית או עזרה כללית אחרת. שירותי מזכירות יכולים להינתן על בסיס משרה מלאה ובדרך כלל עובדים בסביבה משרדית. הם עשויים גם לעבוד במשרה חלקית ולספק את שירותיהם מהבית. שירותי מזכירות הם התמיכה הניהולית שחברה מספקת לעובדיה. שירותי המזכירות אשר ניתנים על ידי החברה הינם לרוב ללא תשלום לעובד. תחומי האחריות של שירותי המזכירות כוללים מענה לשיחות טלפון, סינון ותעדוף מיילים, זימון פגישות, תכנון וארגון סידורי נסיעות ומשימות אדמיניסטרטיביות אחרות
שירותי מזכירות לערוך דין
שירותי מזכירות הם מתן תמיכה אדמיניסטרטיבית לחברה. זה כולל משימות כמו מענה לטלפון, תיאום פגישות, קבלה והפצת הודעות ומתן תמיכה כללית במשרד. מזכירות מבצעות מגוון רחב של תפקידים פקידותיים ומנהליים. הם מספקים מידע על איך להתלבש לראיון או אירוע עבודה. הם גם קובעים פגישות וסידורי נסיעות למנהלים, מנהלים רישומים ומסמכים, רוכשים ציוד משרדי, מתחזקים מאגרי מידע ממוחשבים, מתאמים קייטרינג לאירועים, עונים לטלפונים ומקבלים את פני המבקרים בדלפקי הקבלה. אין אחד שלא שאל את השאלה הזאת,האם גם עורך דין צריך שירותי מזכירות? אז עורך דין זקוק לשירותי מזכירות כדי לשמור על פעילות משרדו בצורה חלקה. הם צריכים מישהו שיענה לטלפון, ינהל את המיילים שלהם ויתחזק את היומן שלהם. שירותי מזכירות אינם רק מותרות עבור עורכי דין. הם נחוצים על מנת לעמוד בדרישות של ניהול משרד עורכי דין ביעילות. עורכי דין נדרשים לרוב להפיק תוכן רב על בסיס יומי. זה יכול להיות קשה עבורם לעשות זאת בעצמם והם עשויים להזדקק לעזרה. שם נכנסים לתמונה שירותי המזכירות. שירותי מזכירות יכולים לספק לאנשי מקצוע משפטיים תמיכה אדמיניסטרטיבית, הקלדת מסמכים ועבודות משרדיות אחרות שהם צריכים לבצע. הם יכולים גם לעזור בדברים כמו כתיבת הערות במהלך פגישות או דיונים בבית המשפט, שעורכי דין לא יוכלו לעשות בזמן שהם שמים לב להליכים.
